Hướng dẫn mã định danh tổ chức & phát hành hoá đơn

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản chính hoặc bản sao công chứng)

Dùng để đối chiếu tên, mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Mã số doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế.

Căn cước công dân gắn chip của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện phải đã có tài khoản định danh cá nhân mức 2 trên VNeID thì mới đăng ký được cho tổ chức.

Điện thoại có cài VNeID, số điện thoại chính chủ

Số điện thoại phải trùng với số đã đăng ký tài khoản định danh cá nhân mức 2.

Con dấu và chữ ký số của doanh nghiệp

Cần khi ký hồ sơ điện tử và khi phát hành hoá đơn, chứng từ khấu trừ thuế cho đối tác.

Văn bản uỷ quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện)

Có chữ ký người đại diện và dấu công ty, kèm căn cước của người được uỷ quyền.

Thông tin cơ quan thuế quản lý

Ghi trên thông báo của cơ quan thuế; cần điền vào chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho đối tác.

1. Người đại diện có định danh cá nhân mức 2

Nếu chưa có, mang căn cước gắn chip tới Công an xã/phường nơi cư trú để đăng ký mức 2, sau đó kích hoạt trên ứng dụng VNeID.

2. Mở mục đăng ký tài khoản cho tổ chức trong VNeID

Đăng nhập VNeID bằng tài khoản mức 2 của người đại diện, chọn nhóm chức năng dành cho tổ chức/doanh nghiệp và bắt đầu tờ khai.

3. Khai thông tin doanh nghiệp

Điền đúng tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp (mã số thuế), địa chỉ trụ sở, ngành nghề chính và thông tin người đại diện — phải khớp từng ký tự với giấy đăng ký kinh doanh.

4. Tải giấy tờ và ký hồ sơ

Chụp/scan rõ nét các giấy tờ ở trên, ký hồ sơ bằng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc ký xác nhận bằng tài khoản định danh của người đại diện.

5. Chờ phê duyệt và nhận mã định danh tổ chức

Cơ quan quản lý kiểm tra và phê duyệt; kết quả trả về trong VNeID kèm mã định danh điện tử của tổ chức (dãy 12 số). Thường mất vài ngày làm việc.

1. Chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực

Chữ ký số doanh nghiệp (USB token hoặc ký từ xa) phải còn hạn. Ghi lại: nhà cung cấp (VD: VNPT-CA, Viettel-CA, MISA-CA…), số serial của chứng thư, ngày hiệu lực từ – đến. Các thông tin này sẽ nhập vào hệ thống ở giai đoạn 3.

2. Lập tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT)

Mẫu tờ khai ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Khai: loại hoá đơn sẽ dùng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), mẫu số – ký hiệu dự kiến (VD: 1C26TAA), ngày bắt đầu sử dụng.

3. Nộp tờ khai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Nộp trực tuyến tại thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, ký bằng chữ ký số. Nếu chọn hoá đơn CÓ MÃ của cơ quan thuế thì mỗi lần lập hoá đơn phải xin mã riêng; chọn KHÔNG MÃ thì tự phát hành ngay sau khi đăng ký được chấp nhận.

4. Nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế

Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký qua Cổng thông tin điện tử. Từ ngày ghi trên thông báo, doanh nghiệp được phát hành hoá đơn điện tử hợp lệ. Giữ lại thông báo này làm căn cứ đối chiếu.

5. Quyết định mẫu số – ký hiệu chính thức

Ký hiệu gồm 6 ký tự: ký tự 1 là C (có mã) hoặc K (không mã); 2 số tiếp là năm phát hành (VD: 26 cho năm 2026); ký tự thứ 4 là loại hoá đơn (T: điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, D: điện tử thông thường…); 2 ký tự cuối do doanh nghiệp tự đặt. Hệ thống sẽ tự kiểm tra ký hiệu bạn nhập có đúng chuẩn không.

1. Nhập thông tin đơn vị bán hàng

Vào Quản trị → Nạp tiền & hoá đơn: tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, mã định danh tổ chức (12 số từ VNeID), người đại diện theo pháp luật và chức danh người ký.

2. Nhập thông tin chữ ký số

Điền nhà cung cấp chữ ký số, số serial chứng thư, hiệu lực từ – đến. Hệ thống sẽ cảnh báo khi chứng thư sắp hết hạn để bạn gia hạn kịp thời.

3. Khai mẫu số – ký hiệu đã được chấp nhận

Vào Quản trị → Hoá đơn, điền mẫu số và ký hiệu đúng như tờ khai cơ quan thuế đã chấp nhận. Ô kiểm tra sẽ giải nghĩa từng ký tự và báo đỏ nếu sai chuẩn hoặc lệch năm phát hành.

4. Bật công tắc “Mã định danh chính thức”

Công tắc seller_org_id_official trong Quản trị → Nạp tiền & hoá đơn. CHỈ bật khi: mã định danh đã có trên VNeID, chữ ký số còn hạn, và cơ quan thuế đã chấp nhận đăng ký phát hành hoá đơn. Khi công tắc TẮT, mọi hoá đơn in ra đều ghi “đang chờ xác nhận chính thức” và lịch gửi hoá đơn tự động tạm dừng.

5. In thử một bản trước khi dùng thật

Bấm “In thử bản mẫu” trong Quản trị → Hoá đơn. Bản in thử mang số 00000001, ký hiệu MAU-IN-THU, có dòng “BẢN IN THỬ — không có giá trị thanh toán”. Đối chiếu đủ: mã số thuế, mã định danh, người đại diện, mã vạch, QR, khối chữ ký số.

6. Bật gửi báo cáo tự động hằng tháng

Bật công tắc gửi tự động và chọn ngày gửi (mặc định ngày 5 hằng tháng). Hệ thống tự gửi hoá đơn, báo cáo doanh thu – thuế và chứng từ khấu trừ cho từng đối tác có đủ email và mã số thuế trong hồ sơ.